Centre d’aide 256SOF
Bienvenue. Ces fiches couvrent tout ce qu’il faut savoir pour démarrer : créer votre premier événement, vos galeries, téléverser vos photos et les distribuer à vos invités. Elles sont organisées par thème, du plus simple au plus avancé.
1. Découvrir 256SOF
Qu’est-ce que 256SOF, en deux phrases ?
256SOF est une plateforme de distribution photo pensée pour l’événementiel. Vous photographiez, vous diffusez, vos invités récupèrent leurs images en quelques secondes via un QR code, et vos clients valident leur sélection, le tout pendant que l’événement vit encore.
Quels sont les trois services ?
La plateforme regroupe trois usages, utilisables séparément ou ensemble :
- PhotoCall : la galerie individuelle en live, distribuée à chaque invité par un QR code personnel.
- Live! : le reporting événementiel en temps réel, avec des galeries partagées qui couvrent l’événement dans sa globalité (plénière, ambiance, temps forts).
- Proofing : la sélection client structurée, avec quota, délai et export prêt pour la post-production.
Quelle différence entre WebLight et 256SOF.t ?
Ce sont les deux plateformes de livraison. Vous choisissez selon le contexte :
- WebLight : l’interface 100 % navigateur, sans installation. Vous l’ouvrez depuis un smartphone ou un laptop. Idéale sur le terrain et pour les shootings légers. Disponible sur tous les plans.
- 256SOF.t : l’application desktop des configurations exigeantes (hot folder, impression thermique, écran déporté, Stream Deck). Disponible à partir du plan Pro.
Comment j’accède à mon espace ?
Votre espace de gestion est le portail /mon-espace/. Vous y retrouvez votre tableau de bord, vos événements, vos galeries, le proofing, vos téléchargements, vos clients, votre branding et votre compte. Tout se passe dans le portail : vous n’avez jamais besoin de passer par une interface technique séparée.
2. Les événements
Comment je crée un événement ?
Depuis le portail, allez dans Événements puis Nouvel événement (/mon-espace/evenements/new/). Renseignez :
- le nom de l’événement,
- la date,
- le type (PhotoCall ou Proofing),
- le client associé.
Validez : l’événement est créé et devient le conteneur de vos galeries.
PhotoCall ou Proofing : quel type choisir ?
Le type d’événement détermine le mode de ses galeries.
- Choisissez PhotoCall pour distribuer des galeries que les invités consultent et téléchargent (galeries individuelles ou partagées Live!).
- Choisissez Proofing quand votre client doit sélectionner des photos dans un cadre défini. Des champs supplémentaires apparaissent alors : quota (nombre de photos sélectionnables), deadline (date limite) et durée de validité.
Un événement PhotoCall et un événement Proofing ne se mélangent pas : une galerie de proofing ne s’affichera pas sur une route de galerie publique, et inversement. C’est une sécurité, pas une limite.
C’est quoi le code événement ?
Chaque événement reçoit à sa création un code court (cinq caractères) unique et définitif. Il sert à construire les liens et les QR codes de vos galeries. Il ne change jamais, même si vous renommez l’événement. Vous n’avez rien à faire de particulier avec : il est généré automatiquement.
Je peux modifier ou supprimer un événement ?
Oui, depuis Événements, en ouvrant la fiche de l’événement (/mon-espace/evenements/edit/{id}/). Vous pouvez ajuster son nom, sa date et ses paramètres. C’est aussi depuis cette fiche que vous lancez WebLight et que vous exportez le CSV de l’événement.
3. Les galeries
Comment je crée une galerie ?
Depuis le portail, allez dans Galeries puis Nouvelle galerie (/mon-espace/galeries/new/). Renseignez :
- le titre de la galerie,
- l’événement auquel elle appartient (obligatoire),
- le statut : Brouillon ou Publié.
Une fois validée, vous arrivez directement sur la page d’édition de la galerie, avec son lien, son QR code et ses statistiques.
Astuce : si vous cliquez sur Nouvelle galerie depuis un événement précis, cet événement est pré-sélectionné pour vous. Vous pouvez toujours en choisir un autre dans la liste.
Pourquoi dois-je obligatoirement choisir un événement ?
Une galerie vit toujours dans un événement : c’est lui qui porte le code, le client et le contexte. Une galerie sans événement n’aurait pas de lien valide à distribuer. Si vous n’avez encore aucun événement, le formulaire vous invite à en créer un d’abord, avec un lien direct vers la création.
Brouillon ou Publié : quelle différence ?
- Brouillon : la galerie existe dans votre espace mais n’est pas accessible côté invité. Pratique pour préparer en amont.
- Publié : la galerie est accessible via son lien et son QR code.
Vous basculez de l’un à l’autre à tout moment depuis la fiche de la galerie.
Où je récupère le lien et le QR code d’une galerie ?
Sur la page d’édition de la galerie. Vous y trouvez le lien public, le QR code, le shortcode d’intégration et un bouton de copie. Depuis WebLight, vous pouvez aussi copier le lien, le partager directement (SMS, messagerie, email) ou télécharger le QR en image PNG.
Comment les galeries sont-elles numérotées ?
Les galeries sont numérotées dans l’ordre, au sein de leur événement. Cette numérotation est liée à l’événement d’origine : pensez donc à bien choisir l’événement à la création.
J’ai atteint mon quota de galeries, que faire ?
Le nombre de galeries dépend de votre plan. Si vous atteignez la limite, un message clair vous l’indique au moment de la création. Vous pouvez supprimer des galeries devenues inutiles ou faire évoluer votre abonnement (du plan Starter au plan Agency).
4. WebLight : téléverser et distribuer vos photos
À quoi sert WebLight ?
WebLight est l’uploader web de 256SOF. Depuis un simple navigateur, sur smartphone ou ordinateur, vous téléversez vos photos, créez des galeries, suivez vos quotas et partagez les liens à vos invités. Aucune installation requise.
Comment je lance WebLight ?
Ouvrez la fiche de votre événement (/mon-espace/evenements/edit/{id}/), section export, et cliquez sur le bouton WebLight. L’interface s’ouvre, déjà rattachée à votre événement. Si l’événement n’a encore aucune galerie, WebLight en crée une automatiquement pour que vous puissiez téléverser tout de suite.
Bon à savoir : l’accès WebLight repose sur un jeton temporaire (session d’environ 45 minutes). Si la page expire, relancez simplement WebLight depuis la fiche événement.
Comment je téléverse des photos ?
Glissez-déposez vos fichiers dans la zone d’upload, ou cliquez pour les sélectionner. Les photos sont préparées dans le navigateur puis envoyées. Vous suivez l’avancement fichier par fichier. Vous pouvez continuer à travailler pendant l’envoi.
Je peux régler la façon dont les photos sont envoyées ?
Oui. Un panneau de réglages permet d’ajuster la qualité, le format et le nombre d’envois simultanés selon votre connexion et votre matériel. Ces préférences sont mémorisées sur votre appareil.
Comment je photographie directement depuis mon smartphone ?
Sur mobile ou tablette, WebLight propose un bouton de capture qui ouvre l’appareil photo natif. La photo entre directement dans la file d’envoi. Le mode rafale vous permet d’enchaîner les prises sans repasser par le menu.
Comment je gère mes photos après l’upload ?
Depuis WebLight, ouvrez Gérer les photos. Vous visualisez les vignettes de chaque galerie et vous pouvez :
- déplacer des photos vers une autre galerie du même événement,
- masquer ou réafficher des photos,
- supprimer des photos.
Une suppression envoie la photo à la corbeille, récupérable pendant 30 jours.
Comment je travaille sur plusieurs galeries dans WebLight ?
Un sélecteur en haut de l’interface vous permet de basculer d’une galerie à l’autre, avec le compteur de photos par galerie. Vous pouvez aussi créer une nouvelle galerie d’un clic, sans quitter WebLight.
Comment je partage une galerie depuis le terrain ?
Dans la zone QR de WebLight, vous disposez de trois options : copier le lien, le partager via le menu natif de votre téléphone (messagerie, email, réseaux), ou télécharger le QR code en PNG pour l’imprimer ou l’afficher.
5. Le proofing
Comment fonctionne le proofing ?
Le proofing donne à votre client un espace dédié pour sélectionner ses photos préférées dans un cadre que vous définissez : un quota de photos et une date limite. Le client coche ses choix, sa sélection est sauvegardée au fil de l’eau, puis il la soumet.
Où je règle le quota et la deadline ?
Sur la fiche d’un événement de type Proofing. Les champs de quota, de date limite et de durée de validité apparaissent automatiquement quand l’événement est en mode proofing.
Comment je récupère la sélection du client ?
Depuis le portail, dans Proofing, vous suivez l’état de chaque galerie (validée, en cours, jamais ouverte) et vous exportez les sélections. L’export est prêt pour la post-production. Vous pouvez exporter une galerie précise ou toutes les galeries d’un événement.
Le client peut-il commencer sur son téléphone et finir sur son ordinateur ?
Oui. La continuité entre appareils est prévue : le client peut reprendre sa sélection là où il l’avait laissée. L’accès reste gouverné par le lien que vous lui transmettez.
6. Côté invité et côté client
Comment un invité accède-t-il à ses photos ?
Il scanne son QR code, ou ouvre le lien que vous lui avez transmis. Sa galerie s’affiche sur son téléphone en quelques secondes. Pas de compte à créer, pas d’application à installer.
Faut-il collecter des emails ou créer des comptes pour les invités ?
Non. L’accès se fait par QR code ou par lien. Aucun email obligatoire, aucune reconnaissance faciale, aucune donnée biométrique côté invité.
L’invité peut-il télécharger ses photos ?
Oui, depuis sa galerie, selon ce que vous avez publié. Le photographe garde toujours la main sur ce qui est diffusé : seules les images sélectionnées et publiées sont visibles.
7. Confidentialité et données
256SOF est-il conforme au RGPD ?
La plateforme est conçue selon le principe privacy by design : pas d’email obligatoire côté invité, pas de reconnaissance faciale, pas de donnée biométrique, pas de cookie marketing, pas de tracker tiers. Les statistiques sont anonymes et agrégées.
Mes statistiques sont-elles utilisables sans tracker ?
Oui. Votre tableau de bord et les stats par galerie (ouvertures, téléchargements) reposent sur des mesures agrégées et anonymes. Vous pilotez votre activité sans pister vos invités.
8. Dépannage rapide
Ma galerie ne s’affiche pas côté invité
Vérifiez que son statut est bien Publié et non Brouillon, et que vous distribuez le bon lien (celui de la fiche galerie ou celui généré par WebLight).
Le bouton WebLight ne répond plus
La session WebLight est temporaire. Refermez l’onglet et relancez WebLight depuis la fiche de l’événement pour obtenir un nouvel accès.
Je ne retrouve plus une photo
Si vous l’avez supprimée récemment via la gestion des photos, elle est dans la corbeille et récupérable pendant 30 jours.
Je ne peux pas créer de nouvelle galerie
Vous avez probablement atteint le quota de votre plan. Supprimez des galeries inutiles ou faites évoluer votre abonnement.
Une photo apparaît dans la mauvaise galerie
Depuis WebLight, ouvrez Gérer les photos, sélectionnez la photo et déplacez-la vers la bonne galerie du même événement.
Besoin d’aide ?
Si une situation n’est pas couverte ici, utilisez Contacter le support depuis votre tableau de bord. Indiquez si possible le nom de votre événement et de votre galerie : cela nous permet de vous répondre plus vite.